Como me tornei mais eficiente com o Gmail

Quando vi, estava olhando o email mais de 30 vezes por dia e deixando minha caixa cheia de email pra responder depois. Mudei isso com algumas coisas bem simples.

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Começou quando abrimos a rodada seed da Salvy. Quase toda a troca que eu fazia com as dezenas de fundos que eu estava conversando acontecia por email. Eu estava num modo de responder rápido, proativo, e fazendo follow ups frequentes.

Quando vi, estava olhando o email mais de 30 vezes por dia e deixando minha caixa cheia. Emails pra responder depois sobre assuntos que não queria resolver naquele momento. Para o objetivo de responder fundos rápido e agilizar a rodada, estava funcionando. Para todo o resto, não.

É só fazer a conta: 150 checadas de email por semana. 600 por mês. 7.200 por ano. Se cada vez que eu checasse eu demorasse pouco, coisa de 20 segundos na média, são 40 horas por ano. Uma semana perdida da minha vida.

Perdida não é exagero. A enorme maioria das vezes que eu olhava, eu não fazia praticamente nada. Era quase que só olhar, checar. Como um vício em mídia social.

Até que li um artigo do Matt Mochary que fala sobre o conceito de Inbox Zero.

Recomendo verificar sua caixa de entrada apenas duas vezes por dia (uma de manhã e outra à tarde). Se você verifica seu e-mail incessantemente, várias vezes por hora, está desperdiçando horas de produtividade. Em vez disso, agrupe seu tempo e limpe toda a sua caixa de entrada nesses momentos.

Matt Mochary

Só limitar seu acesso ao email, ajuda muito. Mas existem ajustes do Gmail que ajudam a deixar ainda mais fácil essa rotina de checar duas vezes ao dia. Ela está perfeitamente descrita nesse artigo do Andreas Klinger.

Resumindo:

1. Arquivar emails e deixar a caixa sempre limpa, zerada.

2. Quando não está zerada, está categorizada (geralmente entre 'prioridade 1', 'prioridade 2', 'delegado' e 'aguardando resposta'.

3. Se leva menos de 2 minutos para resolver o email, resolve na hora. Se não, categoriza. Basicamente seguir o método GTD.

Fica mais ou menos com essa cara aqui:

Fora o passo a passo que segui a risca do manual dele, fiz algo que me ajudou bastante: desligar as notificações do email no meu celular. Ainda sei que o email está lá e roubo no jogo, olhando uma ou outra vez extra fora as duas principais. Mas estamos falando de reduzir de 30 para 4 vezes. Já tá legal.

Ah, aproveita e desinstala o aplicativo do LinkedIn do celular. Não precisa.